Lleoliad:
Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 11 Chwefror 2019
Amser:
10:30-13:00
------
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Pwyllgor: |
Eric Gregory, Cynghorydd Annibynnol a Chadeirydd y Pwyllgor Hugh Widdis, Aelod Annibynnol o'r Pwyllgor Suzy Davies AC, Comisiynydd Ann Beynon OBE, Cynghorydd Annibynnol ac Aelod o'r Pwyllgor Bob Evans, Cynghorydd Annibynnol ac Aelod o'r Pwyllgor |
|
Swyddfa Archwilio Cymru: |
Ann-Marie Harkin, Swyddfa Archwilio Cymru |
|
Staff y Comisiwn: |
Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Gareth Watts, Pennaeth Llywodraethu a Sicrwydd Clive Fitzgerald, TIAA Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor a Rheolwr Risg Siwan Davies, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Ymgysylltu (Eitem 9) Sulafa Thomas, Pennaeth Cymorth i’r Comisiwn ac i’r Aelodau (Eitem 10) Yvonne (Eve) Jennings, Uwch-reolwr Prosiectau TGCh (Eitem 10) Dean Beard, Rheolwr Cymorth Busnes i'r Aelodau (Eitem 10) |
1.1 Cafwyd ymddiheuriadau gan Gareth Lucey(Swyddfa Archwilio Cymru) a Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor.
1.2 Croesawodd y Cadeirydd Clive Fitzgerald o TIAA a Siwan Davies, a gafodd ei phenodi'n ddiweddar yn Gyfarwyddwr Busnes y Cynulliad, i'r cyfarfod.
1.3 Datganodd y Cadeirydd ei fod yn aelod o Grŵp Ymgynghorol Adolygiad Pensaernïaeth Ddigidol GIG Cymru.
ACARAC (01-19) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Tachwedd 2018
ACARAC (01-19) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd
2.1 Yn amodol ar un pwynt bach o eglurhad mewn perthynas â Chronfa Gyfunol Cymru, cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod ar 26 Tachwedd.
2.2 Cam Gweithredu 2.2 (Cronfa Gyfunol Cymru): Roedd Gareth wedi bod mewn cysylltiad â'i gymheiriaid yn Llywodraeth Cymru a oedd eto i gadarnhau dyddiad i gyfarfod. Byddai Gareth yn rhoi diweddariad cyn y cyfarfod nesaf. Anogodd y Cadeirydd Gareth i fynd ar drywydd hyn.
2.3 Cam Gweithredu 5.1 (Adolygiad Digwyddiadau): Nododd Gareth fod cynnydd da yn cael ei wneud yn erbyn y cynllun gweithredu cyfathrebu a'r buddion yn cael eu gwireddu a chytunwyd i ddosbarthu manylion ymhellach i aelodau ar gyfer eu trafod yn y cyfarfod nesaf.
Camau i'w cymryd
– (2.2) Gareth Watts i roi diweddariad ar drafodaethau â Llywodraeth Cymru ynghylch Cronfa Gyfunol Cymru.
– (2.3) Gareth Watts i ddosbarthu manylion pellach am gynnydd yn erbyn y cynllun gweithredu Adolygiad Digwyddiadau.
ACARAC (01-19) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio mewnol
3.1 Roedd Gareth a Dave Tosh wedi cwrdd â Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau adlewyrchiad cywir o waith y Cynulliad yn yr adroddiad sydd ar ddod ar baratoad y sector cyhoeddus yng Nghymru ar gyfer Brexit. Disgrifiodd Dave y gwaith yn gryno o ran deddfwriaeth a chynllunio senarios. Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad yn dilyn sesiwn gynllunio arall a gynhelir yn ddiweddarach yr wythnos honno.
3.2 Roedd Gareth wedi cwrdd â'r Pennaeth Caffael i drafod amseru'r archwiliad i ddull caffael y Comisiwn o ran cyfleoedd i gyflenwyr Cymru ennill contractau. Cytunwyd i ohirio'r archwiliad tan hydref 2019 pan fyddai mwy o dystiolaeth ar gael i werthuso effeithiolrwydd y dull. Yn y cyfamser, disgwylir i bapur gael ei gyflwyno i'r Comisiwn yn amlinellu'r dull o ymgysylltu â chyflenwyr Cymru. O ystyried y risgiau gwleidyddol ac enw da posibl, a'r gwaith craffu diweddar ar weithdrefnau caffael Llywodraeth Cymru, cytunodd Gareth i ystyried a thrafod yr amseriadau ymhellach.
3.3 Nid oedd unrhyw bryderon ynghylch gweithredu argymhellion sydd heb eu cyflawni a byddai'r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod nesaf.
3.4 Byddai Gareth yn trafod amseriad yr archwiliad i gymorth pwyllgor integredig gyda Siwan Davies.
Camau i'w cymryd
– (3.1) Siwan Davies i rannu'r adroddiad diweddaru ar gyfarfodydd Brexit dilynol gyda'r Pwyllgor.
– (3.2) Gareth i ystyried a thrafod ymhellach amseriad yr archwiliad caffael.
– (3.3) Gareth i gyflwyno adroddiad ar weithredu argymhellion i gyfarfod mis Mawrth.
Eitem lafar - partner archwilio mewnol TIAA
4.1 Croesawodd y Pwyllgor Clive Fitzgerald o TIAA, partner archwilio mewnol y Comisiwn a ariennir ar y cyd, i'r cyfarfod. Er budd aelodau newydd y Pwyllgor, rhoddodd Clive rywfaint o gefndir i'r cwmni, sef y darparwr archwilio, sicrwydd busnes a gwrth-dwyll mewnol annibynnol mwyaf y wlad, gan ymdrin ag ystod eang o sefydliadau sector cyhoeddus. Disgrifiodd Gareth sut mae'r trefniant a ariennir ar y cyd yn gweithio'n ymarferol, gan ddod ag arbenigedd a gwybodaeth benodol ac amddiffyn annibyniaeth y swyddogaeth archwilio mewnol.
ACARAC (01-19) Papur 4 - Cynllun Dirprwyo
4.2 Dywedodd y Pwyllgor fod y sicrwydd sylweddol yn adlewyrchiad cadarnhaol ar waith ymgysylltiad y Tîm Cyllid â deiliaid cyllideb ac aeddfedrwydd y cynllun dirprwyo. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch lefelau dirprwyo, disgrifiodd Nia Morgan yr ymdeimlad cynyddol o berchnogaeth a diddordeb mewn rheoli cyllideb, yn rhannol o ganlyniad i ganiatáu i ddeiliaid cyllideb osod dirprwyaethau priodol yn eu meysydd.
ACARAC (01-19) Papur 5 - Dilyniant Cydymffurfiaeth GDPR
4.3 Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad dilynol hwn o sicrwydd ynghylch cydymffurfiaeth GDPR. Dywedodd Dave fod Polisi Diogelu Data diwygiedig wedi'i gymeradwyo gan y Bwrdd Gweithredol, ac y byddai pecyn hyfforddi staff electronig yn barod i'w gyflwyno yn yr wythnosau nesaf. Cafodd ei ddatblygu'n fewnol gan nad oedd dim ar gael yn fasnachol a oedd yn addas. Cytunodd y Comisiwn i ystyried y ffordd orau o gael tystiolaeth o faint sydd wedi dilyn yr hyfforddiant hwn.
4.4 Roedd y Comisiwn yn ystyried opsiynau ar gyfer penodi Swyddog Diogelu Data dros dro i gyflenwi yn ystod cyfnod mamolaeth. Byddai gwytnwch y tîm yn cael ei gynyddu drwy hyfforddi aelod arall o staff.
4.5 Roedd y materion ymarferol ynghylch cytundebau diogelu data ar gyfer aelodau etholedig yn cael eu trafod ymhellach mewn fforwm rhyng-seneddol ar ddiwedd mis Chwefror a gallai hyn lywio penderfyniadau ynghylch dull y Comisiwn.
4.6 Trafododd y Pwyllgor y gwaith o brofi diogelwch gwybodaeth bersonol sensitif a gedwir gan y Comisiwn a rôl a phwysigrwydd Cofrestrau Asedau Gwybodaeth a Chofrestrau Data Personol. Nodwyd y byddai symud i SharePoint fel system rheoli dogfennau yn lliniaru risgiau sy'n gysylltiedig â gwybodaeth ymhellach ac y byddai'r adolygiad sydd ar y gweill o seiber-ddiogelwch yn helpu i brofi'r rheolaethau. Cytunwyd y dylai Dave a Bob ystyried hyn ymhellach.
4.7 Gofynnodd aelodau'r pwyllgor i gydymffurfiaeth GDPR gael ei adolygu mewn cyfarfod yn y dyfodol.
4.8 Gofynnodd y Pwyllgor i ailedrych ar y mater cytundeb diogelu data gydag Adnoddau Dynol/darparwr system y gyflogres, ac awgrymodd y dylid rhoi gwybod i ICO.
ACARAC (01-19) Papur 6 – y Gyflogres
4.9 Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod yr argymhellion o'r archwiliad blaenorol wedi cael eu gweithredu'n effeithiol. Eglurodd Gareth fod yr adolygiad yn canolbwyntio ar y systemau sydd ar waith tra bod yr adolygiad blaenorol wedi canolbwyntio ar ddadansodded data lle darparwyd sicrwydd o adolygiadau rheolaidd a thrylwyr gan Swyddfa Archwilio Cymru wrth archwilio'r cyfrifon. Trafodwyd effeithiolrwydd dadansoddeg data yn rheolaidd mewn cyfarfodydd rhyng-seneddol. Dywedodd hefyd fod aneffeithlonrwydd o ran ymyriadau â llaw ar gyfer cysoni wedi cael ei ddileu cymaint â phosibl. Gofynnodd y Pwyllgor i edrych ar y mater hwn eto mewn cyfarfod yn y dyfodol.
Camau i'w cymryd
– (4.3) Dave i rannu'r pecyn hyfforddi staff diogelu data electronig gyda Chynghorwyr Annibynnol.
– (4.6) Dave a Bob i drafod profi'r rheolaethau sy'n ymwneud â diogelwch gwybodaeth.
– (4.7) Tîm clercio i ychwanegu cydymffurfiaeth GDPR i'r flaenraglen waith.
– (4.8) Dave i roi diweddariad ar y cytundeb diogelu data gydag Adnoddau Dynol/darparwr system y Gyflogres mewn cyfarfod yn y dyfodol.
– (4.9) Nia i ddarparu diweddariad ar ymyriadau â llaw ar gyfer cysoni data AD a chyllid.
ACARAC (01-19) Papur 7 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru
5.1 Diolchodd Ann-Marie i Nia a'i thîm am groesawu'r cyfrifydd dan hyfforddiant a oedd yn ddiolchgar am y cyfle.
5.2 Roedd disgwyl i'r archwiliad interim ddechrau'r wythnos honno a sicrhaodd Ann-Marie y Pwyllgor y byddai materion yn ymwneud â chyfathrebu mewnol rhwng timau archwilio yn cael eu datrys.
- (5.2) Bob ac Ann-Marie i drafod y dull o archwilio cyfrifon y Comisiwn.
ACARAC (01-19) Papur 8 – Rheoli Materion
6.1 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, dywedodd Dave y byddai'r System Rheoli Risg yn barod i gasglu materion erbyn diwedd mis Ebrill a bod y daenlen materion corfforaethol, fel y'i cyflwynwyd yn y papur, i'w phoblogi yn y cyfamser. Eglurodd hefyd, er ei fod yn hyderus o ran codi statws materion ar lefel gwasanaeth a phrosiect, byddai'r gwaith hwn yn cyflwyno cysondeb ac yn hwyluso adrodd mwy amser. Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad mewn cyfarfod yn y dyfodol.
Camau i'w cymryd
– (6.1) Elfen materion y System Rheoli Risg i'w datblygu erbyn diwedd mis Ebrill.
– (6.1) Tîm clercio i ychwanegu adrodd ar faterion i'r flaenraglen waith ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.
ACARAC (01-19) Papur 9 – Risg Gorfforaethol
ACARAC (01-19) Papur 9 – Atodiad A – Cofrestr Risgiau Corfforaethol Cryno
ACARAC (01-19) Papur 9 – Atodiad B – Risgiau Corfforaethol Cryno wedi'u plotio
7.1 Nododd y Pwyllgor newidiadau i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn dilyn adolygiad y Bwrdd Gweithredol ym mis Ionawr. Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, nododd y Pwyllgor y manylion canlynol.
7.2 Roedd Llywodraeth Cymru wedi drafftio achos busnes i fynd i'r afael ag anghenion adeiladau yn y dyfodol a oedd yn cael ei ystyried gan Weinidogion. Mae pwysau tymor byr ar ofod yn parhau i fod yn risg gan nad yw'n debygol o gael ei ddatrys cyn 2024. Dywedodd Dave hefyd fod trafodaethau'n parhau gyda pherchnogion newydd Tŷ Hywel ynghylch y brydles.
7.3 Roedd y risg o ran amddiffyn plant ar gyfer Senedd Ieuenctid Cymru yn lleihau wrth i reolaethau lliniaru, yn seiliedig ar gyngor allanol, bellach fod ar waith. Cytunodd Craig i ystyried sylw ynghylch anallu i wneud cyswllt uniongyrchol ag aelodau'r Senedd Ieuenctid. Roedd risgiau eraill mewn perthynas â'r Senedd Ieuenctid sy'n cael eu hystyried yn cynnwys y rhai sy'n ymwneud â chymryd camau gweithredu yn sgil trafodion.
7.4 Gellid priodoli cyfraddau trosiant yn rhannol oherwydd ymgyrchoedd recriwtio yn Llywodraeth Cymru a oedd yn darparu parhad ynghylch telerau ac amodau a phensiynau i staff. Er nad oedd y ffigurau trosiant yn destun pryder eto, nodwyd bod hyn wedi arwain at golli sgiliau.
7.5 O ran Brexit, nodwyd bod y galw ar adnoddau cyfreithiol yn her i'r Cynulliad a Llywodraeth Cymru.
7.6 Roedd y strategaethau ar gyfer ymgysylltu â gwaith diwygio'r Cynulliad yn flaenoriaeth allweddol ac roedd Pwyllgor Taliadau, Ymgysylltu a Gweithlu'r Comisiwn am ystyried hyn.
7.7 Nododd y Pwyllgor fod nifer y risgiau sylweddol yn rhannol oherwydd anallu i ddylanwadu'n sylweddol neu reoli eu heffaith, a'u bod yn cael eu lliniaru gymaint â phosib gyda'r adnoddau sydd ar gael.
ACARAC (01-19) Papur 10 – Risg Urddas a Pharch
8.1 Croesawodd y Cadeirydd Craig Stephenson i'r cyfarfod. Nododd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed o ganlyniad i adolygu'r trefniadau urddas a pharch, fel y'i cyflwynwyd yn y papur.
8.2 Dywedodd Craig y cynhaliwyd ymarferiad siopwr cudd, a oedd yn un o'r argymhellion yn adroddiad Pwyllgor Safonau Ymddygiad y Cynulliad. Roedd canlyniadau'r ymarfer hwn yn cael eu defnyddio i lywio gwelliannau pellach, a bydd adroddiad ffurfiol ar weithredu'r argymhellion a wnaed i Gomisiwn y Cynulliad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Safonau Ymddygiad ym mis Ebrill. Bydd adroddiadau pellach ynglŷn â gweithdrefnau cwyno a'r Cod Ymddygiad ar gyfer Aelodau'r Cynulliad, a gyhoeddir yn yr haf, yn cael eu hystyried hefyd. Byddai'r Arolwg Urddas a Pharch yn cael ei ailadrodd bob blwyddyn hefyd.
8.3 Eglurodd Craig hefyd y byddai hyperlincs i weithdrefnau pleidiau gwleidyddol ond yn cael eu cynnwys ar ôl iddynt gael eu hadolygu gan y Pwyllgor Safonau Ymddygiad.
8.4 Gofynnodd y Pwyllgor a oedd unrhyw wersi wedi bod ar gael i'r Cynulliad yn sgil cwymp ymchwiliad Senedd yr Alban a sut y byddem yn mesur a oedd digon yn cael ei wneud ar y cyd i fynd i'r afael â'r materion. Disgrifiodd Craig sut roedd y Pwyllgor Safonau Ymddygiad yn gweithio gyda gweinyddiaethau eraill wrth adolygu gweithdrefnau cwyno. Ychwanegodd Manon fod urddas a pharch hefyd wedi cael eu trafod yn fanwl mewn cyfarfod pedairochrog diweddar o Siaradwyr a Chlercod Seneddau'r DU. Byddai adolygiadau ac arolygon rheolaidd yn cael eu cynnal i sicrhau bod canlyniadau'r adolygiadau wedi'u hymgorffori yng nghyd-destun diwylliant y sefydliad a byddai negeseuon yn cael eu hatgyfnerthu drwy lwybrau dysgu, hyfforddiant arweinyddiaeth a dosbarthu negeseuon yn rheolaidd.
Prosiect Ailosod System Rheoli Treuliau Aelodau
ACARAC (01-19) Papur 11 – Y Diweddar ar System Rheoli Treuliau Aelodau
9.1 Croesawodd y Cadeirydd Sulafa, Eve a Dean i'r cyfarfod a diolchodd iddynt am y papur yn amlinellu hynt y prosiect a'r manteision y bydd yn eu gwireddu.
9.2 Mynegodd Eve hyder y disgwylir i'r prosiect fynd yn fyw ar 1 Ebrill a dywedodd na fu unrhyw amrywiadau sylweddol i'r achos busnes ers iddo gael ei gymeradwyo ym mis Mawrth 2018. Dywedodd hefyd am welliannau yn y lefelau cymorth gan y darparwr gwasanaeth o ganlyniad i fwy o ffocws ar ansawdd yn y broses aildendro contractau.
9.3 Rhoddodd Sulafa sicrwydd o ran tryloywder a rhwyddineb mynediad at wybodaeth am dreuliau a darparodd Nia sicrwydd o ran diogelwch y systemau drwy gyfrifon defnyddwyr.
10 Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu
ACARAC (01-19) Papur 12 – Polisïau cyfrifyddu – adolygiad blynyddol
10.1 Cadarnhaodd Nia nad oedd unrhyw newidiadau i'r polisïau cyfrifyddu wedi'u nodi o'r adolygiad blynyddol diweddaraf. Diolchodd y Cadeirydd ac aelodau'r Pwyllgor i Nia am y papur clir a chroesawodd y diwydrwydd dyladwy wrth ragweld newidiadau a fyddai'n dod i rym yn y dyfodol.
ACARAC (01-19) Papur 13 - Y Wybodaeth Ddiweddaraf am Gyllid
11.1 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, cadarnhaodd Suzy fod cyllideb y Penderfyniad yn cyd-fynd â disgwyliadau Pwyllgor Cyllid a Phwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus y Cynulliad. Disgrifiodd hefyd sut y cafodd argymhellion y Pwyllgor Cyllid eu hystyried. Esboniodd Suzy a Nia eu bod yn cytuno mewn egwyddor â'r argymhelliad i olrhain Cronfa Gyfunol Cymru wrth bennu cyllideb y Cynulliad. Fodd bynnag, nododd y Pwyllgor yr her gan na fyddai'r ffigurau ar gael mewn pryd i bennu'r cyllidebau a bod risg posibl o ran enw da.
11.2 Llongyfarchodd y Cadeirydd Nia a'i thîm am werth am arian a pherfformiad taliadau prydlon. Pan ofynnwyd, cadarnhaodd Nia na fu unrhyw amrywiadau sylweddol yn erbyn cyllidebau wedi'u pennu ar gyfer rhaglenni a phrosiectau.
11.3 Nododd Nia hefyd y gallai'r cynnydd mewn cyfraniadau pensiwn arwain at gyllideb atodol ar gyfer 2019-20. Roedd y Pwyllgor Cyllid wedi cael gwybod am hyn.
ACARAC (01-19) Papur 14 – Crynodeb o’r ymadawiadau
12.1 Nodwyd bod tri wedi ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.
Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar
13.1 Nid oedd unrhyw achosion o dorri rheolau gwybodaeth i'w nodi.
ACARAC (01-19) Papur 15 - Y flaenraglen waith
14.1 Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau'r Pwyllgor gadarnhau eu bod ar gael ar gyfer cyfarfod yr hydref ar 21 Hydref 2019 ac i gysylltu â'r tîm clercio ynghylch eitemau ar yr agenda ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol.
Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer 25 Mawrth 2019.